Grundsätzlich darf das Finanzamt bzw. die Betriebsprüfung die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (insbesondere Buchführungsunterlagen) des Steuerpflichtigen einsehen, auch in Form von gespeicherten Daten. Dazu wird im Normalfall reflexartig zu Beginn der Betriebsprüfung die Überlassung eines Datenträgers mit den entsprechenden Daten verlangt.
Das Verlangen eines Betriebsprüfers nach „Überlassung eines Datenträgers nach GDPdU“ gegenüber einem Einnahmen-Überschuss-Rechner (hier: Rechtsanwaltssozieät) ist jedoch rechtswidrig, so der Bundesfinanzhof (BFH) in einem Urteil vom 07.06.2021, Az. VIII R 24/18. Der Umfang des beabsichtigten Zugriffs auf die Daten der Rechtsanwaltssozietät sei nicht hinreichend begrenzt. Die Datenträgerüberlassung kann sich nur auf aufbewahrungspflichtige Daten beziehen.
Zudem – gerade vor dem Hintergrund von „Corona“ und Home-Office sehr interessant – sei die Aufforderung unverhältnismäßig und rechtswidrig, weil sie keine Beschränkung enthielt, dass der überlassene Datenträger vom Prüfer nur in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen oder in den Diensträumen des Finanzamtes ausgewertet werden darf. Für eine Auswertung der Daten außerhalb dieser Räume – etwa auf dem Dienstlaptop des Außenprüfers – bestehe keine Rechtsgrundlage.
Der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit gebiete es, der Gefahr einer missbräuchlichen Verwendung der geschützten Daten von Berufsgeheimnisträgern Rechnung zu tragen und nach Möglichkeit auszuschließen, dass die Daten außerhalb der Geschäftsräume des Steuerpflichtigen oder der Diensträume der Finanzverwaltung, z.B. infolge eines Diebstahls des Prüfer-Notebooks, in fremde Hände geraten können. Dieses Bedürfnis sei ohne nennenswerte Beeinträchtigung einer rechnergestützten Außenprüfung angemessen berücksichtigt, wenn die Daten des Steuerpflichtigen nur in seinen Geschäftsräumen oder an Amtsstelle erhoben und verarbeitet werden dürfen. Damit schließt sich der BFH einer Entscheidung aus 2014 an (BFH, Urteil vom 16.12.2014, Az. VIII R 52/12).
| ► Praxis-Tipp
Die Aufforderung des Finanzamtes bzw. der Betriebsprüfung an den Steuerpflichtigen, Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger für eine Betriebsprüfung zur Verfügung zu stellen, kann mittels Einspruch (und Antrag auf Aussetzung der Vollziehung) angefochten werden. Das Finanzamt muss die Datenträgerüberlassung auf die jeweils konkreten Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten beschränkten. Eine Datenträgerüberlassung durch Berufsgeheimnisträger (Rechtsanwälte, Steuerberater, …) ist besonders kritisch zu prüfen. Dabei muss das Finanzamt sicherstellen, dass die Daten des Steuerpflichtigen nur beim Steuerpflichtigen selbst oder nur in den Diensträumen des Finanzamtes verarbeitet bzw. ausgewertet werden dürfen. Damit wäre bspw. eine „Mitnahme“ der Daten ins Home-Office des Prüfers mittels Notebook unzulässig. |